Fehler in der Zeit- und Lebensplanung: Wer hat Lust auf > 2.500 Negativerlebnisse pro Jahr?

Ein weit verbreiteter Fehler in der Zeitplanung

Falsch verstandene Zeit- und Lebensplanung ist aufgebaut wie ein Trichter: Aus Jahreszielen werden Quartalsziele abgeleitet, aus Quartalszielen Monatsziele, aus Monatszielen Wochenziele, aus Wochenzielen Tageszielen. Polemisch könnte ich ergänzen: Es fehlen nur noch die Stundenziele und die Minutenziele.

Mehrere tausend Male Frust - jedes Jahr

In dieser falsch verstandenen Zeit- und Lebensplanung wird jedes Ziel kontrolliert: Tageszielerreichung täglich, Wochenzielerreichung wöchentlich, usw. So kommt eine Menge Arbeit zusammen. Wenn ich sechs Jahresziele habe, ergeben sich hieraus 6 x 365 = 2.190 Tagesziele, die dementsprechend 2.190 Mal kontrolliert werden. Hinzukommen 6 x 52 = 312 Wochenziele, usw. usf. Das führt zu einer Menge unnötiger Aufgaben und verschwendeter Lebenszeit.

Dabei ist die Zeitverschwendung noch nicht einmal der größte Nachteil dieser Vorgehensweise

Viel schwerwiegender sind die häufigen Frusterlebnisse. Da es nicht sinnvoll durchführbar ist, so viele Selbstkontrollen durchzuführen, hat der Anwender nur die Wahl zwischen zwei Übeln: Entweder gibt er diese Vorgehensweise auf, und ist frustriert, weil scheinbar kein Durchhaltevermögen hat und scheinbar auch seine Jahresziele nicht mehr erreichen kann. Oder er führt täglich, wöchentlich, usw. seine Selbstkontrollen aus. Es sind dann viel mehr Kontrollen, als sinnvoll. Dadurch hat er pro Jahr mehrere tausend kleine Misserfolgserlebnisse: Jedesmal, wenn wer seine Tagesziele usw. kontrolliert, und sie mit „heute habe ich nichts getan, um meine Jahresziele zu erreichen“ beantworten muss.

Dieser „trichterförmige“ Ansatz ist Grundfalsch. Was sich auch ohne Rechenbeispiele leicht belegen lässt. Es ist nicht sinnvoll, täglich an jedem (!) seiner (Jahres)ziele zu arbeiten. Oft ist es sinnvoll, sich zu fokussieren, und einem Tag möglichst nur an einer einzigen Aufgabe zu arbeiten. Außerdem gibt es bei vielen Aufgaben immer wieder natürliche Unterbrechungen, die zu komplexen Aufgaben dazugehören.

Ein praktisches Beispiel

Nehmen wir als Beispiel einen Angestellten, der eine 5-Tage-Arbeitswoche hat, und daher bevorzugt am Wochenende an seinem Jahresziel „Abriss eines Geräteschuppens und Aufbau eines neuen Geräteschuppens“ in seinem Garten arbeiten will. Dieses Ziel stellt er Anfang Januar auf, und will es bis zum 30.06. des Jahres erreicht haben.

Jetzt passiert folgendes: Im Januar ist es sehr kalt. Bei dieser Kälte will er keine Abrissarbeiten machen. Er will warten, bis es mindestens wieder 5 Grad C plus warm ist.

Braucht er jetzt eine tägliche Selbstkontrolle (und ein tägliches, sich wie ein undisziplinierter Verlierer fühlen), damit er daran denkt, bei gestiegenen Temperaturen die Arbeit an seinem Jahresziel wieder aufzunehmen? Wohl kaum.

Wenn er eine monatliche Routine hat, seine Jahresziele durchzusehen, wird er spätestens Anfang Februar wieder daran erinnert werden, die Arbeit zu beginnen. Wenn er ganz sicher gehen will, nicht in Zeitverzug zu geraten, schreibt er sich für jedes Wochenende (denn nur an Wochenenden hat er Zeit für die Arbeit) eine Erinnerung: „Wenn Temperatur 5 Grad C oder höher: Abrissarbeiten beginnen“. Für den Januar wären das somit 4 statt 31 Selbstkontrollen. Ein erheblicher Unterschied.

Da der Mann in unserem Beispiel von vorneherein weiß, dass er nicht täglich an seinem Jahresziel arbeiten kann, braucht er auch keine täglichen Selbstkontrollen. Er braucht ein System, das sicherstellt, dass sein Jahresziel nicht in Vergessenheit gerät. Nicht mehr und nicht weniger.

Solch ein System ist auch wirksam bei unerwarteten Verzögerungen. Um beim Beispiel zu bleiben: Der Mann bestellt einen Bausatz für ein neues Gartenhaus. Nachdem er die Bestellung aufgegeben hat, ist zunächst einmal nichts weiter zu tun, der Lieferant hat eine Lieferzeit von 10 Werktagen angekündigt. Vor Ablauf dieser 10 Werktage braucht es ebenfalls keine täglichen Selbstkontrollen. Es braucht auch hier wieder ein System, damit das Jahresziel insgesamt und die damit zusammenhängende Lieferung nicht in Vergessenheit gerät. Auch hier wieder sinnvoll: Monatliche Erinnerung an alle persönlichen Jahresziele, vorgemerkt zum Beispiel in einer ToDo-App oder im Monats-Vornotierungsblatt des Hirt-Zeitplanbuches. Ergänzt um eine Wiedervorlage nach z.B. 12 Tagen beim Lieferanten nachzufragen, falls der Bausatz nicht geliefert wurde.

Fazit

Wir brauchen nur wenige Selbstkontrollen, und diese Selbstkontrollen sollen uns daran erinnern, war wir uns für das laufende Jahr an persönlichen Zielen vorgenommen haben. Viele Selbstkontrollen helfen und nicht weiter und sind schädlich.

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